BR18 Bilag 11a beskriver en arrangementsplan som det samlede overblik over arrangementsområdet. Planen omtales også som situationsplan eller pladstegning. Formålet er at vise hele området – ikke kun én scene, ét telt eller ét salgsområde. [1]
En god plan skal derfor være brugbar både før arrangementet og under driften. Hvis en medarbejder, brandvagt eller myndighed ikke kan se, hvor de vigtigste elementer er placeret, er planen for upræcis.
Arrangementsplanen skal ikke forveksles med den bredere sikkerhedsplan, som politiet i visse tilfælde kan kræve ved større udendørs musikarrangementer. Arrangementsplanen beskriver først og fremmest den fysiske indretning og de brandmæssigt relevante forhold på pladsen, mens en sikkerhedsplan kan omfatte langt bredere emner som organisation, crowd management, beredskab og hændelseshåndtering. De to dokumenter kan understøtte hinanden, men de løser ikke den samme opgave. [4]
Hvad skal en arrangementsplan vise?
Bilag 11a beskriver, at alle væsentlige elementer skal indtegnes, blandt andet forsamlingstelte, cirkustelte, campingområder, salgsområder, parkeringsområder, tivoliområder, scener, områder foran scener og eksisterende bygninger. Afstandene mellem de enkelte elementer skal fremgå. [1]
- Afgrænsning: hvilket areal arrangementet faktisk omfatter.
- Konstruktioner: telte, scener, tribuner, portaler og andre midlertidige opstillinger.
- Publikumsområder: sceneområder, salgsområder, camping og øvrige opholdszoner.
- Bygninger: eksisterende bebyggelse, som ligger i eller op til området.
- Afstande: relevante indbyrdes afstande og afstande til omgivelserne.
- Redningsadgang: brandveje, tilkørselsmuligheder og områder hvor indsatsmandskab kan arbejde.
Afstande skal kunne aflæses – ikke gættes
Bilag 11a indeholder konkrete retningslinjer for afstande mellem forskellige elementer. Samtidig indeholder det aktuelle BR18 § 6k et generelt krav for de omfattede midlertidige udendørsarrangementer til højst 500 personer om mindst 5 meter fra udendørs salgsområder og transportable konstruktioner til anden bebyggelse på samme grund, som ikke indgår i arrangementet, samt til naboskel, vej- og stimidte. [2]
Planen bør derfor have mål eller tydelige afstandsangivelser, så det kan kontrolleres, at den faktiske opstilling svarer til det projekterede.
Arrangementsplanen skal understøtte sikker evakuering
Bilag 11a fremhæver, at personer ved et udendørsarrangement hurtigt skal kunne bevæge sig til et sikkert sted ved en pludselig hændelse. Et sikkert sted kan ligge uden for arrangementsområdet eller være et forberedt evakueringsområde indenfor. Hegn og andre afgrænsninger må ikke blokere en sikker evakuering. [1]
Det betyder, at planens funktion ikke kun er at vise, hvor publikum skal være. Den skal også gøre det tydeligt, hvordan mennesker kommer væk fra et kritisk område.
Brandveje og redningsberedskabets indsatsmuligheder
Bilag 11a beskriver, at der skal være mulighed for, at redningsberedskabet kan køre frem, foretage redning og bistå evakuering og slukning. Inden for bilagets anvendelsesområde beskrives brandveje med mindst 3,0 meters bredde og mindst 3,4 meters fri højde. Fra et udstigningsområde til ethvert sted på området beskrives en maksimal ganglængde på 80 meter. [1]
Det er en af de detaljer, der ofte bliver praktisk vigtig under opsætningen: en plan kan være korrekt på skrivebordet, men miste sin funktion, hvis en container, foodtruck eller hegnssektion efterfølgende placeres i brandvejen.
Hvornår skal arrangementsplanen indsendes?
Det aktuelle BR18 §§ 6j-6l fastsætter, at meddelelse om de omfattede midlertidige udendørsarrangementer til højst 500 personer skal være modtaget af kommunalbestyrelsen senest fire uger før arrangementsområdet tages i brug. [2]
BR18 Bilag 11a angiver tilsvarende en fireugersfrist for den dokumentation, som er omfattet af bilagets anvendelsesområde. Ved andre typer arrangementer eller konstruktioner kan der være behov for særskilt byggetilladelse eller anden myndighedsbehandling.
En plan er kun korrekt, hvis pladsen stadig ser sådan ud
Bilag 11a åbner for, at en tidligere arrangementsplan kan genbruges ved gentagne arrangementer, hvis placeringen af de enkelte elementer ikke er ændret. [1]
Det er den praktiske pointe: flyttes scene, telt, gasoplag, salgsområde eller hegn, bør man vurdere, om ændringen påvirker afstande, evakuering eller redningsberedskabets adgang. En gammel PDF er ikke i sig selv dokumentation for en ny opstilling.
BR18 § 6h indeholder desuden regler om udarbejdelse og ændring af forskellige brandmæssige planer og dokumenter, herunder situationsplaner. Hvor § 6h finder anvendelse, skal man være opmærksom på kravene til byggetilladelse, certificeret brandrådgiver eller certificering af konstruktionen. [3]
BR18 § 6h regulerer desuden udarbejdelse og ændring af flere typer dokumentation om brandmæssige forhold, herunder blandt andet situationsplaner, brand- og evakueringsinstrukser og driftsjournaler. Hvis en ændring på arrangementet ændrer de brandmæssige forudsætninger, bør arrangøren derfor ikke blot rette en tegning uformelt, men afklare om ændringen udløser krav om myndighedsbehandling eller certificeret brandrådgiver. [3]
Hvordan bruger en brandvagt arrangementsplanen?
Hvis kommunen har krævet brandvagt, bør brandvagtens konkrete instruks kobles til den faktiske plads. Planen kan eksempelvis bruges til at identificere risikoområder, brandveje, udgange, slukningsudstyr og kontaktpunkter. Brandvagten skal dog arbejde efter den bemyndigelse og instruks, som gælder for det konkrete arrangement – ikke selv opfinde nye myndighedskrav.
I praksis bør den version af planen, som brandvagten arbejder efter, være entydig. Dato, versionsnummer og en ansvarlig kontaktperson er ikke i sig selv et universelt lovkrav til alle arrangementsplaner, men er en enkel måde at undgå, at forskellige teams står med forskellige tegninger. Det er særligt vigtigt, hvis opstillingen ændres sent, eller hvis flere leverandører arbejder på pladsen samtidigt.
Typiske spørgsmål
Er arrangementsplan og sikkerhedsplan det samme?
Nej. Arrangementsplanen er den brand- og bygningsmæssige situationsplan/pladstegning. En bredere sikkerhedsplan kan omfatte andre hændelser og myndighedsområder.
Kan man genbruge sidste års arrangementsplan?
Bilag 11a beskriver, at eksisterende planer kan genbruges ved gentagne arrangementer, hvis de enkelte elementers placering ikke er ændret.
Skal brandveje fremgå af planen?
Ja, Bilag 11a beskriver, at brandvejene tydeligt skal fremgå af arrangementsplanen.
Skal planen altid udarbejdes af en certificeret brandrådgiver?
Ikke som en generel regel for alle arrangementsplaner. Men BR18 § 6h opstiller konkrete regler for udarbejdelse og ændring af visse brandmæssige planer og dokumenter. Den konkrete situation skal derfor vurderes efter den aktuelle bestemmelse.